More Information = Satisfied Employees?

+++German Version below+++

Regularly heard terms like information requirements, information society or lack of information clarify how important the component information has become in our everyday life. With the spread of information media, not only the relevance of information has risen also being informed is important nowadays. Therefore, with the new media, the communication in organizations has changed and has established as a serious competitive factor in the course of time. A successful internal communication motivates the employees, increases their effectiveness and satisfaction. Information are essential for a good working atmosphere. It creates more transparency and builds up the trust within the organization. The aim should be an efficient internal communication, which means fast, flexible and precise. Currency as well as an efficient handling with time are indispensable.

The importance of selected information shows a study from 2007 by the business consultancy System + Kommunikation from Regensburg. The results show that many employees are unable to cope with all the information they get, especially because of the complex and fast moving work routine. Because of that, they become more and more unable to identify and to use the information that are necessary for them and to fulfill their tasks.

It is a thin line, because employees definitely do need information. With the, they get extended possibilities for action and experience a type of knowledge increase, which leads to more confidence and satisfaction. Therefore, it is a necessity for organizations to stay up to date with their communication devices. Obviously, Social Media gets more and more important for internal communication. But a successful implementation is not that easy.

A study (2012) by scm and Hirschtec analyzed the introduction of Social Media applications within different organizations. The results show that not all implementations were successful, because many employees didn’t accept it. The main reason for it was incorrect communication by the Management.

It shows, that the internal communication doesn’t get improved only by increasing new media. the “How” is a very important aspect, as well. The implementation of a new medium means a significant change within the work routine. Therefore, it is also fundamental to communicate this change as well.

Sources:

http://www.scmonline.de/upload/downloads/kurzauswertung_scm_studie_social_intranet.pdf

Frenzel, K.; Müller, M.; Sottong, H. (2008): Interne Kommunikation im Wandel: Eine Storrytelling-Studie zu Problemen, Perspektiven und Lösungsversuchen aus der Sicht von IK-Verantwortlichen deutscher Großunternehmen. München: SYSTEM + KOMMUNIKATION.

+++German Version+++

Regelmäßig sind die Begriffe wie Informationsbedürfnis, Informationsgesellschaft, Informationsdefizit zu hören, die deutlich machen wie wichtig der Bestandteil Information im Alltag geworden ist. Mit der Verbreitung von Informationsmedien ist nicht nur die Bedeutung von Informationen, auch des Informiert-Seins gestiegen. Das bedeutet für Unternehmen, dass nicht nur Information allein sondern auch die Kommunikation eine immer wichtigere Rolle spielt und sich im Laufe der Zeit als ein ernstzunehmender Wettbewerbsfaktor etabliert hat. Eine erfolgreiche interne Kommunikation motiviert die Mitarbeiter, steigert dessen Arbeitseffektivität sowie Zufriedenheit und hilft dadurch Kosten zu senken. Informationen sind essentiell für ein gutes Betriebs- und Arbeitsklima, indem sie Transparenz schaffen und das Vertrauen innerhalb des Unternehmens stärken. Ein Unternehmen sollte es sich zum Ziel machen die interne Kommunikation leistungsfähig, d. h. schnell, flexibel, präzise und effizient zu gestalten. Kriterien wie Aktualität, schnelle Reaktionsfähigkeit und ein effizienter Umgang mit der knappen Ressource Zeit sind für ein Kommunikationsmittel von hoher Bedeutung.

Dass es wichtig ist, die Mitarbeiter nicht einfach mit ungefilterten Informationen zu überschwemmen, zeigt eine Studie aus dem Jahr 2007 von der Regensburger Unternehmensberatung System + Kommunikation. Diese belegt, dass in vielen deutschen Unternehmen eine Informationsüberflutung besteht. Es beschreibt den Zustand, dass Mitarbeiter als eine homogene Gruppe gelten und Nachrichten unselektiert an alle verbreitet werden, um den Mangel an Informationen zu beseitigen. Ungeachtet bleibt dabei, dass Mitarbeiter oft mit der Rezeption aller Informationen überfordert sind, insbesondere wenn der Arbeitsalltag selbst komplex und schnelllebig ist. So sind sie immer weniger fähig, die für sie relevanten Informationen zu erkennen, zu bewerten und für die Umsetzung ihrer Aufgaben im Rahmen der Unternehmensstrategie einzusetzen.

Es ist ein schwieriger Grad, denn selbstverständlich benötigen Mitarbeiter Informationen. Sie erhalten dadurch erweiterte Handlungsmöglichkeiten und empfinden durch den Informationsvorsprung, ein Gefühl von Sicherheit und Anerkennung. Nicht zu vernachlässigen ist die Kommunikationshandlung selbst, die zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Sie fühlen sich geschätzt, dass sie der Information würdig sind und es wichtig ist, dass sie die Information erhalten.

Für Unternehmen, die nicht langfristig um ihre Wettbewerbsfähigkeit bangen möchten, sind Veränderungen in der internen Unternehmenskommunikation notwendiger Bestandteil geworden. Und was liegt näher als Soziale Medien in den Unternehmensalltag mit einzubeziehen? Doch so einfach ist das nicht.

Eine Studie von scm in Zusammenarbeit mit Hirschtec untersuchte bereits 2012 die damalige bzw. geplante Nutzung von Social Media Anwendungen sowie die Hauptziele, die mit den Implementierungen verfolgt werden sollten. Neben der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sollte auch die Attraktivität des Intranets als Kommunikationsmittel gesteigert werden. Jedoch waren die häufigsten Hindernisse einer erfolgreichen Implementierung die fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter, die Unternehmenskultur sowie die fehlende Unterstützung der Führungskräfte.

Es zeigt, dass die Aufstockung neuer Medien allein, nicht die interne Unternehmenskommunikation verbessert. Das „Wie“ ist für dessen Erfolg ein ebenso entscheidender Faktor. Die Einführung eines neuen Mediums bedeutet für die Mitarbeiter eine wesentliche Veränderung im Arbeitsalltag, und dafür ist es grundlegend, dass die Kommunikation zum Wandel bzw. die sogenannte Change Communication ebenfalls rechtzeitig und koordiniert erfolgt.

Quellen:

http://www.scmonline.de/upload/downloads/kurzauswertung_scm_studie_social_intranet.pdf

Frenzel, K.; Müller, M.; Sottong, H. (2008): Interne Kommunikation im Wandel: Eine Storrytelling-Studie zu Problemen, Perspektiven und Lösungsversuchen aus der Sicht von IK-Verantwortlichen deutscher Großunternehmen. München: SYSTEM + KOMMUNIKATION.