Change Communication

1. November 2016
Frianziska Lott

+++German version below+++

After a short time, many startups recognize, that it is necessary to change to become successful. It might be a new market, product or technology which leads to changes. In these cases it is not enough to only tell the employees about it. For a successful change the communication is a very important aspect. This part of the Change Management is called Change Communication.

With every Change comes uncertainty by the employees. And it illustrates a big challenge especially for the internal communication. Old-valued structures lose their validity, new demands on the part of the management become visible and the new orientation is not easy all the time. Because of these and other reasons, it might happen that employees tend to react negatively to these changes and show a negatively attitude. They aren’t motivated to adapt to these new circumstances. And others react anxiously and conceal their concerns.

It is important to convey a positive mood and opinion and to take some uncertainties. The employees should be informed about all plans and goals in good time. The change process is to be presents transparently and meaningfully as well as rationally explained. Additionally, it is important that employees perceive the change at all, that they can review all the changed processes more easily. It increases the reliability of the employees and promotes their ability to develop during the change. The combination of emotional response and rational argumentation builds trust and removes uncertainties. This makes it possible for the employees to motivate themselves in such a way that they are also willing to participate and to accelerate the change.

The choice of media

In addition to the content, it is just as important to decide which media should be used to convey this information to the target group. Therefore, the value as well as the urgency of the information plays an important role. Basically, the use of media during the change process should not differ greatly from the normal case. Because all employees should always be informed about current events during the daily working life.

Here, you can read about the importance of information in companies and their influence they have on employee satisfaction.

It can be said that in most organizations a mix of the various media have proven their worth. When planning, it is important to address the specific need of the target group and to use those media that fit the company. In addition, a possible need for clarification on the part of the employees should be considered. An E-Mail is often used as a fast medium, which transports information from A to B. However, group-meetings are more time-consuming, but also more dialog-oriented and effective in their effects. Immediate inquiries are possible and clarifications on certain topics can be made. This is important, since the reactions of the employees can differ very much. In addition to the positive reactions of employees, the resistance is an equally normal phenomenon, which is often present in workdays. Nevertheless, resistance is equally positive and negative. It compels to pauses for thoughts, clarifying conversations and course corrections.

Unfortunately, there does not exist the one plan that can be followed in a change process, since each employee reacts differently. But it is important to take each individual seriously and respectfully. As a result, emerging resistors can be detected and handled properly.

+++German Version+++

Viele Startups merken bereits nach kurzer Zeit, dass ein strategischer Wendepunkt für den Erfolg des Unternehmens notwendig ist. Sei es ein weiterer Markt, der bearbeitet wird, ein neues Produkt im Sortiment oder neue Technologien, sie alle führen zu Veränderungen. In solchen Fällen genügt es nicht, die neue Strategie zu verkünden. Das Verhalten der Mitarbeiter muss sich ändern und die neuen Werte verinnerlicht werden. Durch gezielte Kommunikation sollen alle Beteiligten mit einbezogen werden, damit sich ihre Ängste vor dem Neuen und Unbekannten reduzieren und Vertrauen aufgebaut wird. Für diesen Veränderungsprozess ist vor allem die sogenannte Change Communication wichtiger Faktor.

Jede Veränderung bringt eine gewisse Unsicherheit der Mitarbeiter mit sich und stellt eine große Herausforderung für die interne Kommunikation dar. Alt bewerte Strukturen verlieren an Gültigkeit, neue Ansprüche, seitens der Unternehmensleitung, werden sichtbar und die Orientierung fällt nicht immer leicht. Aus diesen und weiteren Gründen kann es passieren, dass Mitarbeiter eher negativ auf Veränderungen reagieren und eine ablehnende oder verweigernde Haltung zeigen. Sie sind nicht motiviert, sich auf diese neuen Umstände einzustellen. Andere wiederum reagieren ängstlich und verschweigen ihre Bedenken.

Es ist wichtig, dass durch Kommunikation eine positive Stimmung und Meinung hervorgerufen und Ängste sowie Unsicherheiten genommen werden. Emotionen sind letztendlich der Antrieb für Veränderungen. Zudem sollten die Mitarbeiter so angesprochen werden, dass die neuen Ziele und Pläne klar und widerspruchsfrei erscheinen. Der Change Prozess soll durch Informationen transparent, sinnvoll und rational nachvollziehbar dargestellt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeiter den Wandel überhaupt wahrnehmen und die veränderten Prozesse über- und durchschauen können. Dadurch wird die Handlungssicherheit der Mitarbeiter erhöht und ihre Gestaltungsfähigkeit während der Veränderung gefördert. Die Kombination aus emotionaler Ansprache und rationaler Argumentation baut Vertrauen auf und beseitigt Unsicherheiten. Dadurch ist es möglich die Mitarbeiter so zu motivieren, dass sie auch bereit sind sich mit zu beteiligen und den Wandel dadurch schneller voranzutreiben.

Die Wahl der Medien

Neben dem Inhalt ist es genauso wichtig zu entscheiden, über welche Medien diese Informationen an die Zielgruppe vermittelt werden sollen. Dabei spielt es eine große Rolle welchen Wert die Information hat und wie schnell sie die Personen erreichen soll. Grundsätzlich sollte sich der Medieneinsatz im Change Prozess nicht großartig vom Normalfall unterscheiden. Denn auch im Arbeitsalltag möchten alle Mitarbeiter stets über aktuelle Ereignisse informiert werden.

Wie wichtig Informationen für Mitarbeiter in Unternehmen sind und welchen Einfluss diese auf die Zufriedenheit haben, könnt ihr hier nachlesen.

Zu sagen ist, dass sich in den meisten Organisationen ein Mix der verschiedenen Medien bewährt hat. Bei der Planung ist es relevant auf die speziellen Bedürfnisse der Zielgruppe einzugehen und jene Medien zu nutzen, die zum Unternehmen passen. Zudem sollte an einen möglichen Klärungsbedarf seitens der Mitarbeiter gedacht werden. Wird die E-Mail häufig als ein schnelles Medium genutzt, welches Informationen von A nach B transportiert, ist ein Gruppenmeeting zwar zeitaufwendiger, aber auch dialogorientierter und effektiver in seiner Wirkung. Sofortige Nachfragen sind möglich und Klarstellungen zu bestimmten Themen können getätigt werden. Dies ist insofern wichtig, da bei jedem Change Projekt die Reaktionen der Mitarbeiter sehr unterschiedlich ausfallen können. Neben zustimmenden Reaktionen von Mitarbeitern ist der Widerstand ein ebenso normales Phänomen, welches im Arbeitsalltag häufig vorliegt. Dabei ist Widerstand gleichermaßen positiv wie negativ zu bewerten. Er zwingt zu Denkpausen, klärenden Gesprächen und Kurskorrekturen.

Leider gibt es nicht den einen Plan, den man bei einem Change Prozess verfolgen kann, da jeder Mitarbeiter anders reagiert. Doch es ist wichtig jeden einzelnen ernst zu nehmen und zu respektieren. Dadurch können aufkommende Widerstände rechtzeitig erkannt und richtig behandelt werden.

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